Rapat kedua KTPT CSSMoRA UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta kembali dilaksanakan pada Hari Jum’at Tanggal 01 Desember 2023. Rapat ini dilaksanakan secara Hybrid dikarenakan mengalami kendala karena cuaca sedang Hujan. Rapat kedua ini dimulai Dari jam 20.00 WIB s/d 22.32 . Rapat kali ini membahas mengenai progres dari setiap masing-masing divisi panitia, dimana pada kepanitian KTPT kali ini terdapat beberapa bagian Divisi yakni BPH, HUMAS, Konsumsi, Acara, Perkab dan PDD
Rapat diawali dengan penyampaian progres dari Divisi Acara :
- Divisi Acara
- Terkait rundown sudah fiks dan telah diserahkan ke sekretaris
- TOR, belum mencaapai 100 persen fiks nya
- Terkait tema dan juga konsep acara telah fiks. Adapun tema tahun ini
- RAB sudah diserahkan ke bendahara
- Terkait narasumber, ada miskom dari acara dan juga tim fasilitator, karena kriteria narasumber tim acara masih belum mengerti, jadi meminta pendapat dari tim fasil, tetapi rekomendasi nama-nama narasumber sudah ada diserahin dari tim fasil
- Petugas acara pembukaan dan pentupan sudah ditentukan orang-orangnya
- Pembentukan kelompok juga telah selesai
- List perlengkapan juga sudah diserahkan ke divisi Perkab
- Tata tertib KTPT sudah ada
- PJ time keeper ada Nabgiah, Ririn, dan Afrizal
- PJ senam dan olahraga Pagi ada Jihan dan Nabgia
- Titik kumpul di MP, pada hari Jum’at jam 13.00
- DC panitia: Jas CSS
- DC peserta
- Hari 1: Batik
- Hari 2: Hitam-hitam (Perempuan jilbab coklat)
- Hari 3: Full color
- Konsep Perkenalan nanti akan dipandu sama penanggung jawab dari divisi acara sendiri
- Konsep perkenalan kurang lebih seperti konsep tahun lalu
- Games nanti sekaligus pembentukan kelompok dan fasil kelompok
- Nama games nanti kejogjaakartaan (tebak gambar berantai dan gambar tersebut tidak boleh terputus)
- Games kedua (menulis cssmora bersama-sama)
- Masukan untuk acara, peraturannya langsung ditetapkan saja, karena kalua dikembalikan pada forum peserta ada pertimbangan waktu.
- Rundown bisa dirincikan lagi
- Hari sabtu ada 3 acara tambahan, yaitu sosialisasi proker, sarasehan, dan Pensi
- Dihari Jum’at ada 1 materi, Sabtu 4 materi, dan Ahad ada 1 Materi
- Acara bisa buat Juknis, nanti didalam juknis nanti ada semua rangkaian acara, rincian dari masing-masing rundown (setiap acara), nanti sebelum di ubah ke pdf dibahas bersama untuk direvisi, lalu di buat PDF.
- Semua terkait acara belum di fiksasikan karena masih butuh masukan dan revision dari teman-teman panitia dan tim fasilitator.
Kemudian dilanjutkan dengan Divisi Humas
- Divisi Humas
- Tempat sudah fiks di kampung kembang wonderfull
- DP sudah di bayarkan sementara 200 ribu
- Isi tempatnya, 2 pendopo dan 3 homesstay
- Pendopo 1 ruangan tertutup digunakan untuk tempat tinggal peserta dan panitia laki-laki
- Pendopo ke 2 untuk mataeri tapi terbuka
- Homestay nya mengikt dirumah tangga, jadi tiidurnya di ruang tamu, 1 home stay muat untuk 25-30 orang
- 1 homestay digunakan untuk fasil dan tamu undangan
- Ada dapur, tersedia 2 gas, kompos, wajan, peralatan makan
- Air minum gallon unlimited yang penting tidak digunaka untuk mandi dan masak
- Mobilitas peserta, belum fiks kendaraanya menggunakan apaa, ada opsi menggunakan bis, kemain ada rekomendasi bis harga 700 pulang pergi
- Kira kira humas masih bisa nambah dana untuk kebutuhan mobilitas?
- Koordinasi sama div. Acara terkait menghubungi narasumber
Lanjut pemaparan dari divisi Konsumsi :
- Divisi Konsumsi
- Selama acara ada 5 kali makan
- Jum’at sore: telur
- Sabtu Pagi: Soto
- Sabtu Siang: Tahu dan Tempe
- Sabtu Sore: Ayam dan Sayur
- Ahad Pagi: Telur dan sayur
- Order nasi 3 box untuk pemateri
- Opsi makan nanti bisa pakai piring dari sana sudah disediakan, tapi Kembali lagi dari pihak konsumsi mau gimana
- Saran dari tim perkab, masak nasi pakai dandang juga untuk mengefisienkan waktu masak nasi, mengingat evaluasi dari tahun kemarin, masak nasi pakai rice cooker itu kurang efisien.
Setelah itu dilanjutkan ke divisi PDD :
- Divisi PDD
- Sertifikat untuk pemateri 6
- Sertifikat peserta terbaik ada 2
- Sertifikat untuk semua peserta tidak di cetak
- Id card untuk panitia ada 29 orang
- Time line PDD
- Cooming Soon (2 Des)
- – Pamflet KTPT (2 Des)
- – Twiboon (3 Des)
- – Sertifikat (3 Des)
- – Live Report (3 Des)
- – Introduce KTPT (4 Des)
- – ID Card (5 Des)
- – After Movie (14 Des)
Selanjutnya pemparan progres dari Divisi Perkab
- Divisi Perkab
- Perlengkapan acara dan konsumsi Sebagian besar sudah ada disediakan dari sana
- List-list perlengkapan dari tiap divisi sudah ada
- Sewa proyektor masuk di RAB
Yang terakhir yakni pemaparan progres dari BPH antara yakni :
- Sekretaris
- Nomor surat undangannya disamain tiap surat nya
- Sebelum dibagikan keluar, surat dikirimkan terlebih dahulu ke grub sekretaris
- Bendahara
- Total keselurhan RAB dari semua divisi ada Rp. 11.399.000
- Catatan tambahan
- Segera agendakan pertemuan anatara tim acara dengan tim fasilitator untuk meminimalisir miskom Kembali.
- Uang turunan masih mines untuk kebuthuhan KTPT kita, jadi PR buat teman-teman pengurus untuk segera melunaskan uang kas walau hanya Sebagian.
Catatan tambahan melibatkan pertemuan antara tim acara dan fasilitator untuk menghindari miskom, serta penyelesaian uang turunan yang masih menjadi PR. Keseluruhan progres menunjukkan kesiapan, namun beberapa aspek perlu revisi dan masukan lebih lanjut dari tim panitia.